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美国留学网申材料寄送注意事项

信息来源:  发布时间:2012-04-20
摘 要:

美国留学网申材料寄送注意事项,文章介绍了美国留学网申材料寄送注意事项,包括材料寄送时间、材料整理、申请费用、地址联系电话确认等,希望对准备留学美国的同学有帮助。

关键字:

美国留学材料寄送


  经过长时间的细致准备,制作完精美的文书及申请材料之后,每一个申请者都会经历寄送材料这个环节。很多人都会认为寄材料是非常简单的事,自己平时也常常快递寄东西。只要知道对方地址和邮编就可以了,没有什么特别的,对这个环节不够重视。然而,寄送材料看似简单,却是一个非常重要的环节,而且常常出错。有时会因为小小的一个寄送环节出错,导致长期的辛苦准备全部白费。我一连几天连续帮几个客户寄送材料,虽然平均每个客户只选了十所左右的学校。但我也深深体会到寄送材料要非常小心和耐心。不过如果有一些技巧也可以事半功倍。下面是专家总结的网申材料寄送注意事项,希望对留学美国的学生有所帮助。
 

  材料寄送的时间:
 

  原则上材料只要在deadline之前寄到就可以,有些学校明确说prefer在deadline前寄到,那就表示过了deadline之后并不是不可以寄,但就要视乎有没有名额等因素了。材料当然是越早寄越好,因为有些学校是早寄到的材料优先审批,而且就算意外情况出现也可以补救。就算寄不了那么早,.如果学校在申请截止日期中没有特别说明是以邮戳为准(Postmarked),则一般应该在截止日期之前确保材料到达学校。不清楚邮寄要多久时间的可以问邮递公司。还有一点要提醒大家的是尽量避免在学校放假的时候寄材料过去,因为不仅无人审理而且有可能因为学院无人接收而把你的申请材料弄丢。即便只有少数工作人员值班,基本也不会处理。
 

  材料整理:
 

  (1)“要我是自己整理我真不知道该怎么办。”,这是整理材料时客户常对我说的一句话。整理材料是个复杂的过程,无论是分开整理还是几所学校一起整理,都应该列好一张清单。按照学校的要求,什么材料应该寄去什么地方,什么表格需要下载填写,都应该一清二楚。这有赖于之前的信息收集工作,信息收集不好,清单列得不清晰,整理起来就比较麻烦。有些学校只要把材料寄到研究生院,有些学校只要把材料寄到系里,有些则是研究生院和系里都要寄,甚至有些学校要往三个地方寄材料。一定要看清楚学校网上的要求。有些学校说得不是那么明确则要联系学校招生办公室问清楚,同一个学校要把材料寄到不同的地方的可以分别用信封把材料装好。在信封上写明分别是寄到什么地方的,申请者的名字,申请什么专业。一起放到一个大信封中邮寄过去就可以了。这样可以省下很多钱,不要忘了提醒一下签收人帮忙送一下。香港老美和英国人的人品还可以,会帮你送过去的。
 

  (2)“Robert,这个应该填什么啊?”,客户填表格的时候经常会遇到很多问题。我鼓励大家平时可以到留学网站浏览一下,算是对自己所做的事情有个了解。做起事情来就不会那么盲目。一般的问题搜索一下都可以找到详细的解答,没有的话可以注册发帖问,很快就会有热心的朋友回答你的。
 

  (3)由于客户经常是一次寄好几个学校,为了不至于混淆,我习惯在每一个信封上用铅笔写上学校的名字,然后把信封排开。把这个学校的材料放到信封上面(不要装进去,方便检查)。装入信封之前拿着清单对一下有没有漏,有没有错,确定没有错的话就可以装入信封了。一个学校要寄去几个不同的地方的话同样也采用同样的方法。这是我自己为了避免材料多造成混乱采用的方法。大家可以参考,有更好的方法当然更好。
 

  申请费用:
 

  申请费用有时候也需要邮寄,如果网申系统暂时不能用,deadline又快到了,就可以考虑纸申,并同过汇票付申请费,一般来说有网申系统的学校是可以网上付费的。但是有些学校虽然有网申系统,但是没有网上的付费系统。所以要看清楚付费的方式。不能通过网上付的话就要去办理汇票了。以免要补记申请费,浪费邮费。
 

  确认地址:
 

  寄材料之前再确认一下是不是寄去这个地址,有没有写错。有时候邮递方式不接受给出的地址,比如DHL就不接受有信箱的地址,因为DHL需要有人签收。一般不提倡把材料发到信箱,一是不可靠,二是不好查。不清楚的可以发邮件到学校去问清楚。或者打电话。但是要有礼貌。一般来说找admission office的人问比较清楚。特别是负责招生的秘书,很多信息都可以从她口中得到。
 

  有时候网上给出的地址会稍微不相同,因为是不同的部门提供的,这时候只要选一个比较详细的地址就可以了。完全没有必要慌张。
 

  联系人和电话:
 

  学校给出邮寄地址如果有电话和联系人的话,一定要把电话和联系人写上去。因为一般情况下材料要有人签收。如果找不到人的话,邮递人员可以打电话联系。如果邮寄地址没有给出电话的话,就要想办法从网上找,或者发邮件,打电话问清楚,最少也要有一个相关的电话,邮递人员可以问清楚应该送去哪里。至于联系人就不是那么重要,有就填,没有就可以不填。最后要记下邮件的号码方便查询。
 

  检查:
 

  1.所有申请的准备工作完成以后,拿着清单检查一遍有没有遗漏的或者错误的。
 

  2.所有申请表格是否已签名。
 

  3.成绩表、在读证明、学位证明等是否已由学校盖章及封口章。
 

  4.推荐信最好使用推荐人所在单位的信签纸和信封,推荐信和推荐表都需要推荐人签字,信封需要签封。
 

  5.虽然学校都不会承认由申请者自己寄送的TOEFL或GRE成绩报告,但由于ETS寄送GT成绩需要一定的时间,在寄送申请材料的时候可以附上一份GT成绩报告的复印件。
 

  6.银行存款证明必须是原件,同一份存款申请几所学校就需要开几份原件。美国大学对存款时间没有限制,但需注意存款证明的冻结时间不能在学校收到时已过期。
 

  7.个人简历、个人陈述、散文是否合乎了学校的格式要求,如有的学校要求在这些文件的右上角著名申请者的姓名、出生日期,有的学校要求散文用双倍行距打印等。
 

  8.将汇票放入申请材料。(网上支付则不需要)
 

  9.落实学校要求的申请材料寄送地址。
 

  10.最后把信封封好并签上自己的名字。
 

  材料寄出之后:
 

  “你好,XXX,有没有去check一下材料寄到哪里了啊?”,这是我材料寄出之后我经常要提醒客户的话。很多人认为材料寄出之后就可以高枕无忧了。事实上我们还有很多事情需要做。如果你不够谨慎,认为寄完材料就没事了,不再过问相关事情,结果学校相关负责部分根本没有收到材料,导致因材料不全而错过申请,不就白百浪费了长期辛苦的准备吗?寄材料时记下邮件号码后,两天之内应该打电话给邮递公司查询邮件的寄送情况。寄到哪里了?是不是寄到了?谁签收了?等等,确保材料顺利寄到学校。如果是要麻烦签收的人帮你送材料的就要提醒一下对方。有时候还会出现寄丢材料的情况,所以要及时掌握邮件的寄送情况。一旦寄丢了就要及时采取补救措施或者补寄。
 

  补记材料:
 

  整理材料的时候就应该确保材料完整,但是有时也难免遗漏,甚至有时候学校把材料弄丢了也有可能。如果出了什么差错,漏了什么材料,或者学校要求补寄材料的话,不要慌张,没有什么事是解决不了的。问清楚学校接不接受传真件或者电子扫描版,负责招生的秘书和工作人员最清楚这些事情。不接受的话再邮寄过去,不要白白花了冤枉钱。又耽误了时间。
 

  总结:
 

  邮寄材料要充分利用各种资源确保信息的正确性,比如学校官方网站,各种留学网站,学校负责招生的秘书和工作人员等等。很多人为了查明一个疑问在学校网站上埋头苦干,却不肯发一封E-mail给学校。这样效率往往不高。特别是香港的大学,可以随时打电话了解情况。其实许多时候都要联系学校相关的办公室,比如有些表格网上下载不了,了解奖学金的情况等等。记住最好联系相应的办公室。不然会浪费很多时间却得不到想要的答案。我就曾经给系里发E-mail要 “International Student Financial Certification Form”。结果对方两天后回我,告诉我要去问international office,费了一番周折才能拿到了表格。当然多发几个E-mail也没有关系,回复的几率也会大一些。
 

  总之整理材料最重要是要保持的头脑,看清楚学校的要求。宁愿多寄也不要少寄。其中成绩单,GT成绩,推荐信等是必不可少的,应该提早准备。有时候同一个地方还要寄两分成绩单。所以看清楚学校的要求很有必要。可以参考我的方法整理材料,或者自己想一个方法,否则几所学校整理起来就会很乱。
 

  最后想提一个建议,留学并不是我们的最终目的。不管有没有留学服务公司的帮忙,留学申请的任何步骤自己都应该积极参与,才能够真正认识和提高自己。什么都是别人帮你的忙,懵懵懂懂就出去了,这样自己没有任何提高,对以后的发展有什么意义呢? 
 

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